Administrasi Transaksi

 A. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S.O.P)

      Administrasi perusahaan memiliki ruang lingkup yang lebih daripada manajemen dan kepemimpinan. Kata administrasi berasal dari kata latin (Yunani) yaitu administrate yang artinya adalah melayani, membantu atau memenuhi. Administrasi adalah suatu pengabdian/ pelayanan yaitu pemberdayaan sumber daya lainnya dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuannya.

1. Ruang Lingkup Administrasi

Berikut merupakan ruang lingkup dari administrasi.

Menurut pengertian diatas administrasi diartikan dalam pengertian secara luas yaitu sebagai manajemen yang mengatur keseluruhan jalannya perusahaan. Perkataan administrasi yang sering kali digunakan di Indonesia. Berasal dari bahasa Belanda yaitu administrate dan dalam bahasa inggris administration.

 Tata usaha adalah kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan tulis menulis, surat menyurat, ketik mengetik, kearsipan dan kegiatan lain yang berhubungan dengan kantor. 

 Dengan pengertian secara sempit maka administrasi diartikan sebagai pencatatan segala sesuatu tentang kejadian yang dilakukan secara kronologis dan teratur.

Proses administrasi dalam arti sempit dapat dibagi menjadi beberapa kegiatan sebagai berikut. 

•  Menghimpun artinya mengumpulkan segala sesuatu keterangan yang awalnya berserakan sehingga menjadi dapat digunakan. 
• Mencatat artinya membukukan berbagai transaksi atau berbagai keterangan.
• Mengelola artinya memperbanyak, menyalin dan membuat informasi menjadi baru sehingga lebih bermanfaat.
• Menggandakan artinya memperbanyak dengan berbagi metode atau cara dengan menggunakan berbagai alat. 
• Mengirim artinya menyampaikan dari satu pihak ke pihak yang lain.
•  Menaruh artinya kegiatan meletakan ditempat tertentu dengan mudah untu ditemukan kembali.

 Adapun unsur unsur yang terlibat dalam administrasi sebagai berikut.

• Manusia 

Manusia adalah unsur utama dalam setiap kegiatan perusahaan seperti dalam kegiatan penjualan, pembelian, pengawasan, pengajian, promosi, administrasi dan lain sebagainya.

• Material/ Harta kekayaan

Material adalah harta kekayaan perusahaan yang digunakan untuk melakukan kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien.

• Metode  

Metode adalah cara yang ditempuh untuk melaksanakan sesuatu yang telah dirancang dengan baik sehingga tujuan akan dapat dicapai dengan tepat sesuai dengan perencanaan semua. 

B. MAKSUD DAN TUJUAN ADMINISTRASI

Pencatatan semua kegiatan usaha yang sangat diperlukan bagi kelancaran dan pengelolaan perusahaan merupakan tugas perusahaan. 

Tugas tugas tersebut meliputi catatan data data transaksi bisnis, keuangan, produksi, persediaan produksi dan hal hal yang dapat memengaruhi kelancaran perusahaan. 

Adapun maksud dan tujuan administrasi adalah agar seorang penguasa dapat melakukan hal hal berikut. 

•  Memantau kegiatan kegiatan administrasi perusahaannya.
• Mengevaluasi kegiatan kegiatan pengorganisasian perusahaannya.
• Menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian perusahaannya.
• Mengamankan kegiatan kegiatan usaha dan organisasi perusahaannya. 

C. MANFAAT ADMINISTRASI 

Dengan pengorbanan yang telah dilakukan untuk melaksanakan administrasi transaksi dengan baik maka perusahaan akan memperoleh beberapa manfaat sebagai berikut. 

•   Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak pihak lain melalui berbagai media komunikasi baik itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah maupun supplier.
• Resiko kehilangan barang akan dapat diperkecil karna setiap transaksi (baik barang masuk, hasil pembelian, maupun barang keluar dari hasil penjualan) dapat dilakukan dengan rapih.
• Mempermudah pelayanan purna jual kepada konsumen karna bukti transaksi konsumen dapat menunjukkan bukti bukti kesepakatan penjualan. 
• Pemilik perusahaan akan dapat dengan mudah mengikuti perkembangan perusahaanya melalui laporan hasil pencatatan. 

D. KEGIATAN ADMINISTRASI

Administrasi sebagai suatu kegiatan bersama terdapat di setiap perusahaan, selama pengusaha tersebut ingin berhasil dalam mengelola usahanya. Untuk mengetahui hal hal yang perlu dicatat, yang harus ditelusuri adalah semua kegiatan yang dilakukan, kemudian dikelola dikelompokkan menjadi beberapa jenis kegiatannya.

Disamping itu harus ditelusuri pula barang dan hak milik lainnya yang berpengaruh terhadap operasi kegiatan usaha. Bentuk dan model pencatatan bisa bermacam macam tetapi yang perlu diperhatikan adalah bahwa catatan tersebut harus rapi, tertib, sistematik, mudah diperiksa dan dapat dikendalikan untuk memperjelas dan mudah dimengerti.